Nghị định 310/2025/NĐ-CP thay đổi cách doanh nghiệp nhìn rủi ro thuế, hóa đơn
Từ ngày 16/01/2026, Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn. Với doanh nghiệp SME, đây không chỉ là một văn bản về mức phạt, mà là tín hiệu cần rà soát lại quy trình lập hóa đơn, kê khai thuế, ủy quyền thực hiện nghĩa vụ thuế và lưu hồ sơ giải trình.
Nguồn đầu vào từ Thư viện Pháp Luật bị chặn bởi bước xác minh bảo mật khi truy cập tự động, vì vậy bài viết được tổng hợp thận trọng từ thông tin công bố trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, toàn văn Nghị định 310/2025/NĐ-CP và các nguồn chuyên môn về thuế, hóa đơn. Editor nên đối chiếu lại toàn văn trước khi xuất bản.
1. Phạm vi vi phạm hành chính về thuế được làm rõ hơn
Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi khái niệm vi phạm hành chính về thuế theo hướng làm rõ hành vi có lỗi của tổ chức, cá nhân vi phạm pháp luật về quản lý thuế, pháp luật về thuế và các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước do cơ quan quản lý thuế quản lý thu. Nhóm khoản thu được nêu rõ gồm tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, tiền cấp quyền khai thác khoáng sản, tiền cấp quyền khai thác tài nguyên nước, lợi nhuận sau thuế còn lại của doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ, cổ tức hoặc lợi nhuận phần vốn nhà nước và các khoản thu theo pháp luật về quản lý, đầu tư vốn nhà nước tại doanh nghiệp.
Điểm doanh nghiệp cần chú ý là phạm vi quản lý thuế không chỉ xoay quanh thuế GTGT, TNDN hay TNCN quen thuộc. Nếu doanh nghiệp có nghĩa vụ liên quan đến đất đai, tài nguyên, vốn nhà nước hoặc các khoản thu do cơ quan thuế quản lý, hồ sơ kê khai và nộp tiền cũng cần được kiểm soát như một phần của hệ thống tuân thủ thuế.
2. Bổ sung trường hợp bất khả kháng nhưng không miễn trách nhiệm tự động
Nghị định mới bổ sung các trường hợp bất khả kháng trong xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn như thiên tai, thảm họa, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ, chiến tranh, bạo loạn, đình công hoặc sự kiện khách quan không thể lường trước và người nộp thuế không thể khắc phục dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết trong khả năng cho phép.
Về vận hành, doanh nghiệp không nên xem quy định này là cơ chế miễn phạt tự động. Khi có sự kiện bất khả kháng, doanh nghiệp cần lưu bằng chứng về sự kiện, tác động đến việc kê khai hoặc lập hóa đơn, các biện pháp đã thực hiện để khắc phục và thời điểm khôi phục nghĩa vụ. Thiếu hồ sơ chứng minh, việc viện dẫn bất khả kháng sẽ rất khó thuyết phục khi giải trình.
3. Bên được ủy quyền hoặc khai, nộp thay cũng cần kiểm soát rủi ro
Nghị định 310/2025/NĐ-CP làm rõ trường hợp người nộp thuế ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện nghĩa vụ thuế, hoặc pháp luật quy định tổ chức, cá nhân phải đăng ký, khai, nộp thuế thay. Nếu bên được ủy quyền hoặc bên khai, nộp thay có hành vi vi phạm theo quy định, chính bên đó có thể bị xử phạt.
Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp thuê ngoài dịch vụ kế toán, đại lý thuế, đơn vị vận hành sàn, đơn vị chi trả thu nhập hoặc các bên được giao nghĩa vụ kê khai thay. Hợp đồng dịch vụ nên quy định rõ phạm vi công việc, thời hạn cung cấp chứng từ, trách nhiệm kiểm tra dữ liệu, cơ chế xác nhận trước khi nộp tờ khai và trách nhiệm khi phát sinh sai sót.
4. Hóa đơn sai thời điểm và không lập hóa đơn cần được ưu tiên kiểm soát
Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung quy định liên quan đến hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm và không lập hóa đơn theo quy định. Đây là nhóm lỗi thường gặp tại doanh nghiệp có nhiều giao dịch bán hàng, nghiệm thu dịch vụ, xuất khẩu, trả hàng, chiết khấu hoặc đối soát doanh thu nhiều kỳ.
Rủi ro thường không đến từ việc kế toán không biết phải lập hóa đơn, mà đến từ dữ liệu vận hành không về kịp bộ phận kế toán: hàng đã giao nhưng chưa gửi phiếu xuất, dịch vụ đã nghiệm thu nhưng chưa chốt biên bản, doanh thu nền tảng chưa đối soát, hoặc bộ phận kinh doanh chờ khách thanh toán mới báo xuất hóa đơn. Doanh nghiệp cần gắn kiểm soát hóa đơn vào quy trình bán hàng và cung cấp dịch vụ, không chỉ xử lý ở cuối kỳ kê khai.
5. Quy định chuyển tiếp: cần xác định đúng thời điểm hành vi vi phạm
Về chuyển tiếp, trường hợp hành vi vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn đã kết thúc trước ngày Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực thì áp dụng quy định tại văn bản có hiệu lực tại thời điểm thực hiện hành vi. Nếu hành vi đang được thực hiện trước ngày Nghị định có hiệu lực và bị phát hiện sau ngày có hiệu lực, việc xử lý áp dụng theo Nghị định mới. Trường hợp đã bị xử phạt trước thời điểm hiệu lực mà còn khiếu nại, khởi kiện thì giải quyết theo quy định có hiệu lực tại thời điểm thực hiện hành vi và quy định liên quan.
Khi rà soát sai sót cũ, doanh nghiệp cần lập bảng theo dõi: hành vi là gì, bắt đầu khi nào, kết thúc khi nào, phát hiện khi nào, đã bị xử phạt hay chưa và hồ sơ giải trình hiện có gồm những gì. Đây là cơ sở để kế toán và tư vấn thuế đánh giá hướng xử lý phù hợp.
6. Checklist doanh nghiệp nên làm trước ngày 16/01/2026
Doanh nghiệp nên thực hiện sáu việc. Thứ nhất, rà soát quy trình lập hóa đơn theo từng loại giao dịch: bán hàng, dịch vụ, xuất khẩu, thu trước, chiết khấu, trả hàng và đối soát định kỳ. Thứ hai, lập danh sách nghĩa vụ thuế hoặc khoản thu do cơ quan thuế quản lý mà doanh nghiệp đang có liên quan. Thứ ba, kiểm tra hợp đồng với bên được ủy quyền, đại lý thuế hoặc đơn vị khai, nộp thay để xác định rõ trách nhiệm và thời hạn xử lý dữ liệu.
Thứ tư, chuẩn hóa hồ sơ chứng minh bất khả kháng nếu doanh nghiệp từng bị gián đoạn nghĩa vụ thuế, hóa đơn. Thứ năm, lập sổ theo dõi hóa đơn sai thời điểm, hóa đơn chưa lập, hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế để xử lý trước kỳ kê khai. Thứ sáu, đào tạo lại bộ phận kinh doanh, kho, vận hành và kế toán về mốc chuyển dữ liệu, vì lỗi hóa đơn thường bắt đầu từ quy trình nội bộ chứ không chỉ từ phần mềm.
7. Lỗi phổ biến cần tránh
Các lỗi phổ biến gồm: chỉ giao trách nhiệm hóa đơn cho kế toán nhưng không bắt buộc phòng kinh doanh và vận hành gửi chứng từ đúng hạn; hợp đồng thuê ngoài dịch vụ kế toán không quy định rõ thời hạn khách hàng cung cấp dữ liệu; không lưu bằng chứng khi gặp sự kiện bất khả kháng; xử lý hóa đơn sai bằng thói quen cũ mà không phân loại đúng lỗi; không xác định thời điểm kết thúc hành vi khi áp dụng quy định chuyển tiếp.
Những lỗi này có thể khiến doanh nghiệp khó giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra, kể cả khi bản chất giao dịch là có thật. Doanh nghiệp nên ưu tiên xây dựng hồ sơ chứng minh và nhật ký xử lý sai sót, thay vì chỉ tập trung vào việc nộp lại tờ khai hoặc phát hành hóa đơn điều chỉnh.
Khi nào nên cần Tallo Tax hỗ trợ?
Nếu doanh nghiệp chưa chắc quy trình thuế, hóa đơn hiện tại đã phù hợp với Nghị định 310/2025/NĐ-CP, Tallo Tax có thể hỗ trợ rà soát hóa đơn đầu vào - đầu ra, kiểm tra mốc lập hóa đơn, đánh giá hợp đồng ủy quyền nghĩa vụ thuế, lập checklist hồ sơ giải trình và đề xuất hướng xử lý sai sót trước kỳ kê khai hoặc quyết toán.
Với các trường hợp đã phát sinh hóa đơn sai thời điểm, không lập hóa đơn, kê khai thay hoặc có yếu tố chuyển tiếp, doanh nghiệp nên trao đổi với chuyên gia trước khi lựa chọn phương án điều chỉnh để tránh xử lý thiếu căn cứ.
FAQ về Nghị định 310/2025/NĐ-CP
Nghị định 310/2025/NĐ-CP có hiệu lực khi nào?
Nghị định có hiệu lực từ ngày 16/01/2026. Doanh nghiệp nên rà soát quy trình thuế, hóa đơn trước thời điểm này để giảm rủi ro khi áp dụng quy định mới.
Doanh nghiệp thuê ngoài kế toán thì ai chịu trách nhiệm nếu sai?
Tùy nghĩa vụ pháp lý và thỏa thuận ủy quyền. Nghị định mới làm rõ trường hợp bên được ủy quyền hoặc bên khai, nộp thay có hành vi vi phạm thì bên đó có thể bị xử phạt, nhưng doanh nghiệp vẫn cần quản trị chứng từ và hợp đồng dịch vụ chặt chẽ.
Có sự kiện bất khả kháng thì có chắc chắn không bị phạt không?
Không nên hiểu như vậy. Doanh nghiệp cần chứng minh sự kiện khách quan, tác động thực tế, việc không thể khắc phục dù đã áp dụng biện pháp cần thiết và hồ sơ xử lý sau sự kiện.
